Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс
11:50 28.05.2019



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Без разрыва фазы - переключение обмоток автотрансформатора в стабилизаторах Селен без разрыва цепи питания нагрузки

Без разрыва фазы - переключение ...

Одним из уникальных свойств и сильнейшим конкурентным преимуществом стабилизаторов напряжения Селен является обеспечение безразрывности цепи питания нагрузки в моменты переключений обмоток автотрансф...
Как быстро и легко создать дополнительное пространство в тесной ванной комнате

Как быстро и легко создать допол...

Как правило, самая маленькая и, вместе с тем, самая посещаемая комната в доме – это ванная. Зачастую бывает невероятно сложно содержать ее в порядке и чистоте. Но вы можете быть уверены - даже если у ...
Как царь двумя ведрами пожары тушил?

Как царь двумя ведрами пожары ту...

— Пожар! Пожар! — в палаты царские сквозь охрану стрелецкую, нарушая все обычаи придворные, ворвался боярин по ситуациям форс-мажорным.  — Что горит? — спро...
Вкусные рецепты: Фаршированые артишоки, салат "Мираж", запеченые яйца в скарлупе

Вкусные рецепты: Фаршированые ар...

Фаршированые артишоки1) Если вы купили артишоки, то вам нужно их почистить. Оденьте перчатки, приготовте миску с подкисленой водой и возмите острый нож. Руками оторвать все наружние листья, потом ножо...
Как выбрать аксессуары на лето?

Как выбрать аксессуары на лето?

Считанные дни остались до праздника, о котором мы мечтаем долгими зимними вечерами, который так вдохновляет нас работать, когда за окнами дождь и снег. Лето! Яркие краски, впечатления, всплеск эмоций ...
Как мы читаем? О разности восприятия и не только

Как мы читаем? О разности воспри...

Различное восприятие текста существует, кто бы и что об этом ни думал. Мы, такие непохожие, просто не имеем права мыслить и понимать всё одинаково. Наверное, что-то зависит от образования, где-то...
Медицина и здоровьеНаука и образованиеБизнес и финансыОборудование и техникаСтроительство и ремонтКультура, искусство, историяЕда, рецептыITПутешествияСемья, дом, детиИнтимная жизнь
Может заинтересовать:

Новости развития информационнного портала:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий список информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти подходящую информацию стало совершенно легко.

Мы собрали для вас информативные и отличные статьи. На нашем портале вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Стандартная система поиска позволяет вам стремительно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на абсолютно любых электронных устройствах. Теперь, поиск необходимой информации будет занимать у вас секунды.