Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство, технологический процесс
11:50 28.05.2019



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Где разрешено женщинам ходить с обнаженной грудью?

Где разрешено женщинам ходить с ...

Мода — явление переменчивое и капризное. В каждой стране свои обычаи, свои допустимые рамки и запреты. Но иногда случается так, что происходит возврат к давно уже бывшему в обществе. Такое ...
Как правильно выбрать нотариуса?

Как правильно выбрать нотариуса?

Для человека, который обращается за совершением нотариальных действий нечасто, выбор нотариуса (и даже просто физический поиск нотариальных контор) является вопросом сложным. Но к решению данного вопр...
Секреты профессионалов: настройка Adobe Photoshop

Секреты профессионалов: настройк...

Во время работы с графическим редактором довольно часто приходится по нескольку раз повторять одни и же действия: сохранять определенное количество документов, добавлять фильтры и эффекты слоев, произ...
Народная медицина против сахарного диабета

Народная медицина против сахарно...

Рассмотрим какие средства подготовила народная медицина для лечения такого заболевания как сахарный диабет . Такое лекарственное растение как омела тоже оказывает благотворное влияние на поджелудоч...
Зачем тренеру навыки коуча?

Зачем тренеру навыки коуча?

Сегодня конкуренция среди бизнес-тренеров как никогда высока: под сокращение попали даже ведущие специалисты и руководители отделов обучения, десятки профессионалов предлагают компаниям свои услуги. К...
Туры в Египет из Тулы

Туры в Египет из Тулы

Таинственный Египет является одним из самых притягательных направлений российского рынка туризма. Его популярность легко объясняет возможность круглогодичного отдыха на теплом Красном море. Эта страна...
Медицина и здоровьеНаука и образованиеБизнес и финансыОборудование и техникаСтроительство и ремонтКультура, искусство, историяЕда, рецептыITПутешествияСемья, дом, детиИнтимная жизнь
Стоит прочесть:

О портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя широкий список информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь найти подходящую информацию стало совершенно легко.

Мы собрали для вас информативные и отличные статьи. На нашем портале вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Стандартная система поиска позволяет вам стремительно отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на абсолютно любых электронных устройствах. Теперь, поиск необходимой информации будет занимать у вас секунды.